В последнее время участились требования банков о ведении кассовой книги для предпринимателя. Как поступать в такой ситуации? Заводить кассовую книгу, выписывать расходные и приходные ордера или же добиваться своего законного права не вести этот документ?

Представители Банка России утверждают, что на все хозяйствующие субъекты распространяется требование ведения кассовой дисциплины. И индивидуальных предпринимателей это тоже касается. Что же изменилось за последнее время? Почему этот вопрос встал именно сейчас?
Так ли это? Должен ли предприниматель выписывать расходные и приходные кассовые ордера, заполнять кассовую книгу?

Источник проблемы
Глобальным источником возникшей проблемы является основная задача Центрального Банка – сокращение наличных расчетов и увеличение безналичных расчетов в хозяйственной деятельности предприятий. Ведь денежные средства необходимо обслуживать (денежные купюры изнашиваются, необходимо обеспечивать выпуск новых). К тому же по сравнению с европейскими странами доля наличных денежных средств в России гораздо выше. Контроль за кассовой дисциплиной – это инструмент для решения поставленной задачи.
Если рассматривать законодательные акты, а именно «Порядок ведения кассовых операций», то его должны применять в своей деятельности предприятия (или юридические лица) (п. 12 и п. 44 Порядка). Соответственно, индивидуальные предприниматели не обязаны вести кассовую книгу. Кстати, если же рассматривать такие унифицированные формы учета кассовых операций, как приходный и расходный кассовые ордера, кассовая книга, то они также установлены только для юридических лиц (п. 2 Постановления Госкомстата от 18 августа 1998 г. №88). Отметим, что аналогичной точки зрения придерживаются и московские арбитры (постановления ФАС Московского округа от 19 декабря 2008 г. №КА-А40/12002-08 и от 10 января 2007 г. №КА-А40/13220-06).
Тем не менее в письме ЦБР от 17 июля 2006 г. №08-17/2540 говорится о том, что на индивидуальных предпринимателей при совершении ими кассовых операций распространяется действие кассового Порядка. Объясняют они это тем, что согласно пункту 3 статьи 23 Гражданского кодекса к предпринимателям применяются правила, аналогичные тем, которые регулируют деятельность юридических лиц, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения. Отметим, что указанное письмо в свое время чиновники успели довести до нижестоящих налоговых органов (письмо ФНС России от 30 августа 2006 г. №ММ-6-06/869). Правда, позднее представители Банка России сообщили, что данные разъяснения не могут применяться в качестве нормативного акта (письмо ЦБ от 17 октября 2006 г. №36-3/1993).
Между тем и по сей день специалисты Минфина и налоговики считают, что на всех предпринимателей распространяется Порядок ведения кассовых операций. Это прослеживается из следующих писем: Минфина от 25 января 2008 г. №03-11-05/14, от 6 марта 2007 г. № 03-11-05/42; УФНС по г. Москве от 16 января 2007 г. №18-12/3/002583, от 26 декабря 2006 г. №22-12/115732, от 12 октября 2006 г. №18-12/3/89564, от 10 октября 2006 г. №22-12/89802, от 16 января 2006 г. №18-11/3/1686.
В то же время УФНС по г. Москве в письмах от 16 марта 2006 г. №09-24/20635 и от 11 апреля 2006 г. №09-24/28313 указали, что Порядок не предусматривает обязанность индивидуальных предпринимателей вести кассовую книгу.
В конце прошлого года и высшие арбитры решили, что индивидуальные предприниматели должны соблюдать Порядок ведения кассовых операций (определение Верховного Суда от 4 декабря 2008 г. №КАС08-620). Именно из-за этого определения и возникли споры о кассовой дисциплине у предпринимателей.
Абсурдность ситуации заключается в том, что в данном деле заявитель пытался доказать: распространение на предпринимателей положений Порядка, утвержденного для предприятий (организаций и учреждений), противоречит законодательству и Конституции. И здесь возникает вопрос: зачем заявителю было спорить о том, что к нему не имеет никакого отношения? Ведь указанный Порядок (что видно из его текста) изначально касается только организаций, и для этого никаких других разъяснений и подтверждений не требуется. При этом и выводы судей о том, что положения Порядка ничему не противоречат, и то, что в законодательстве отсутствуют нормы, освобождающие индивидуальных предпринимателей от соблюдения порядка ведения кассовых операций, не достаточно аргументированы. Ведь не существует норм, обязывающих соблюдать кассовую дисцплину.
Но далее судьи вспомнили о том, что предприниматели так же, как, собственно, и организации, при осуществлении наличных денежных расчетов либо расчетов с использованием платежных карт в обязательном порядке применяют контрольно-кассовую технику. Но этого и так никто не отрицает. Ведь кассовая техника и вся документация, связанная с ее применением, действительно обязательна, но к рассматриваемому Порядку никакого отношения не имеет.
В результате арбитры, опираясь только на то, что в федеральном законодательстве отсутствуют нормы, освобождающие индивидуальных предпринимателей от соблюдения Порядка ведения кассовых операций, и на Закон о ККТ, постановили, что указанный Порядок имеет к этим лицам самое непосредственное отношение.
Ну а что в этой ситуации остается делать предпринимателям? Так вот, если вы не готовы отстаивать свою точку зрения, придется запастись терпением и сесть за ведение кассовой книги.
Кстати, в одном из судов арбитры указали, что предприниматели хоть и не обязаны вести кассовую книгу, но прием, выдачу и хранение денежных средств надо осуществлять в специально оборудованном помещении кассы (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 22 октября 2008 г. №Ф08-6410/2008). Как видите, здесь судьи весьма избирательно подошли к применению Порядка.

Чем отличается предприниматель от юридического лица
Индивидуальные предприниматели – это физические лица, зарегистрированные в установленном порядке и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, а также частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты (п. 2 ст. 11 НК РФ).
Юридические лица должны иметь самостоятельный баланс и обязательно вести бухгалтерский учет. В отличие от них индивидуальные предприниматели ведут только учет доходов и расходов для подсчета налогов, которые следует уплатить в бюджет.
При регистрации юридического лица учредители вносят от своего имени вклады в имущество организации. Это могут быть деньги, товарно-материальные ценности или внеоборотные активы. Имущество юридического лица с этого момента учитывается отдельно от имущества учредителей. Учредители могут получить от юридического лица денежные средства, но только в виде дивидендов, которые выплачиваются из чистой прибыли организации.
Предположим, что организация понесла убытки. Кредиторы требуют возврата долгов. Юридическое лицо может рассчитаться с кредиторами только в пределах своего имущества: отдать основные средства, ценные бумаги, товары, готовую продукцию и т.д. Учредитель же при этом может спать спокойно: забирать за долги личное имущество учредителей нельзя, так как организация отвечает по долгам только своим обособленным имуществом (ст. 48 ГК РФ).
Если же индивидуальный предприниматель окажется в убытке и не сможет отдать долги своим кредиторам, по решению суда он может быть признан банкротом. С момента вынесения такого решения предприниматель лишается своего статуса.
Чтобы удовлетворить требования кредиторов, индивидуальному предпринимателю придется отдать за долги не только имущество, которое он использовал в предпринимательской деятельности. Взыскание за долги может быть наложено и на дачу, и на квартиру, и на машину, и на гараж гражданина. Индивидуальному предпринимателю по своим долгам приходится отвечать всем своим имуществом.
Получается, что у индивидуального предпринимателя нет четкого разграничения имущества, которое относится к его предпринимательской деятельности, от его личного имущества как физического лица. Это в полной мере относится и к денежным средствам. Именно на этом положении мы построили все наши рассуждения о необходимости применять индивидуальными предпринимателями Порядок ведения кассовых операций.

Порядок ведения
кассовых операций
Порядок ведения кассовых операций устанавливает для предприятий, объединений, организаций и учреждений правила работы с денежной наличностью.
Рассмотрим общие положения данного Порядка.
1. Хранить денежные средства следует на счетах в банках и сдавать в банки все наличные деньги, превышающие установленный лимит.
От индивидуального предпринимателя нельзя потребовать сдавать все наличные деньги в банк. Ведь индивидуальный предприниматель – это физическое лицо. Его денежные средства нельзя разделить на те, которые относятся к предпринимательской деятельности, и те, которые являются его личными средствами.
Перед кредиторами он отвечает всем своим имуществом, в том числе и теми деньгами, которые получены не от предпринимательской деятельности.
На свои личные средства индивидуальный предприниматель закупает товары, арендует помещение и несет другие расходы, связанные с предпринимательской деятельностью. На те деньги, которые он получил от покупателей за реализованные товары, индивидуальный предприниматель платит за квартиру, в которой живет, покупает продукты, одежду и прочие вещи, необходимые для личного потребления.
Если предположить, что на индивидуального предпринимателя распространяются требования п. 1 Порядка ведения кассовых операций, то все деньги, которые лежат у него в кармане или дома, можно считать сверхлимитными. Ведь предприниматель не согласовал с банком остаток наличных средств, который он может не сдавать в банк.
2. Необходимо вести кассовую книгу (не путайте с книгой кассира-операциониста, которая является неотъемлемой частью процесса работы с ККТ).
В своем письме от 15 сентября 2004 г. № 33-0-11/581 специалисты МНС России утверждают, что для индивидуального предпринимателя ведение кассовой книги не предусмотрено. Кроме того, судьи отменяют решения налоговых органов о привлечении предпринимателей к ответственности за отсутствие кассовых книг (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 25 мая 2004 г. по делу № Ф08-2121/2004-827А, ФАС Московского округа от 29 декабря 2004 г. по делу № КА-А40/12146-04 и др.).
3. Тратить наличную выручку можно только на оплату труда, выплату социальных пособий, закупку сельскохозяйственной продукции, оплату товаров, работ и услуг, скупку тары и вещей у населения.
Как мы уже говорили, подобные требования не могут распространяться на индивидуальных предпринимателей. На данный момент не предусмотрен контроль за целевым использованием полученных средств предпринимателем (с расчетного счета он снимает денежные средства по символу 58 «Выдача со счетов ИП»). Физическое лицо может распоряжаться своими денежными средствами так, как считает нужным: тратить на личные нужды или в целях предпринимательской деятельности. Главное – своевременно и в полном объеме платить налоги с полученных доходов и представлять налоговые декларации в установленные сроки.
4. Наличные деньги под отчет выдаются из кассы. Подотчетное лицо должно отчитаться в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Выдавать деньги под отчет нельзя, если не представлен авансовый отчет по ранее полученному авансу.
Представляете, как индивидуальный предприниматель выдает себе деньги под отчет, а через три дня по истечении срока, на который аванс был выдан, требует с самого себя авансовый отчет? А если писать авансовый отчет ему лень, то он сам себе отказывает в выдаче новой суммы под отчет.
5. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами учетной документации.
Для учета кассовых операций используются унифицированные формы первичных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. К ним относятся:
– КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
– КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
– КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
– КО-4 «Кассовая книга»;
– КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».
Получая наличные деньги в оплату проданного товара, предприниматель пробьет кассовый чек на ККМ и зафиксирует поступление выручки в книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя (далее – книга учета доходов и расходов). Причем согласно Закону о ККТ (№54-ФЗ) пробивать кассовый чек ему необходимо как при расчетах с физическими лицами, индивидуальными предпринимателями, так и при расчетах с организациями. На основании показаний контрольно-кассовой техники предприниматель будет вести учет своих доходов, полученных наличными денежными средствами.
Другие поступления наличных денег для предпринимателя не являются его доходами от предпринимательской деятельности, пробивать их по кассе не нужно, следовательно, и отражать в книге учета доходов и расходов не следует.
Оплачивая те или иные расходы наличными деньгами, предприниматель получит от продавца товаров, работ, услуг документ, подтверждающий факт оплаты: чек ККТ, корешок к приходному кассовому ордеру, товарный чек и др.
Перечисленные документы и будут являться теми первичными учетными документами, которые необходимы для отражения расходных операций в книге учета доходов и расходов. А выписывать расходный ордер при этом ему совсем не обязательно.
Заработная плата, которая начисляется сотрудникам индивидуального предпринимателя, выдается на основании раздела IV «Расчет начисленных (выплаченных) в виде оплаты труда доходов и удержанных с них налогов» книги учета доходов и расходов по традиционной системе налогообложения. В Таблице № 5 сотрудники расписываются в получении начисленных денежных сумм. А если вы находитесь на другой системе налогообложения, то можно составить расчетно-платежные ведомости (этот способ удобнее в принципе для предпринимателей по всем системам налогообложения).
Такой порядок предпринимателю удобен, если он сам выполняет обязанности кассира, самостоятельно получает и расходует наличные денежные средства.
Если предприниматель загружен другой работой, то наличные деньги от покупателей может принимать наемный работник, выдавая покупателям чек ККТ. В конце рабочего дня выручку, полученную от покупателей, кассир сдает индивидуальному предпринимателю. Предприниматель кладет эти деньги себе в карман, а не в мифическую кассу, а затем тратит их, как считает нужным.
В ситуации, когда наличку принимает наемный работник, предприниматель может вести кассовую книгу, но в управленческих целях. И решение о введении этого документа он должен принимать сам.
Получается, что даже наличие наемных работников не является поводом создавать кассу, заполнять кассовую книгу и составлять расходные и приходные кассовые ордера.
Так как же все-таки составлять расходник на выдачу самому себе денежных средств? Работники банков предлагают писать на собственные нужды. Сам себе выдал и сам расписался в получении. Абсурд? Но ведь если нас заставляют вести кассовую книгу, то и соблюдать лимит кассы необходимо тоже, а значит превышающие лимит средства надо просто выдавать самому себе на собственные нужды.

Позиция официальных органов
и доводы независимых экспертов
Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций установлена как для юридических, так и для должностных лиц (ст. 15.1 КоАП РФ). Индивидуальные предприниматели несут административную ответственность как должностные лица (ст. 2.4 КоАП РФ). Следовательно, предприниматели несут ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций.
В статье 15.1 КоАП РФ речь идет о нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, которое выражается в следующем:
– осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
– неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;
– несоблюдении порядка хранения свободных средств;
– накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.
На наш взгляд, положения этой статьи сформулированы не совсем корректно.
Во-первых, предполагается, что индивидуального предпринимателя можно привлечь к ответственности за превышение лимита расчета с организациями. Однако подобный лимит установлен только в отношении расчетов между юридическими лицами и предпринимателями.
Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу между юридическими лицами и предпринимателями установлен в размере 100 000 руб. (Указание ЦБР от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (с изменениями от 28 апреля 2008 г.).
Во-вторых, индивидуальные предприниматели могут быть привлечены к ответственности за неоприходование наличных денежных средств в кассу. Об этом специалисты МНС России заявляли в своем письме от 11 октября 2004 г. № 14-1-04/4175@ «О неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности». Однако необходимо определить, что понимается под неоприходованием наличных денежных средств в кассу.
Так как все наличные расчеты проводятся с использованием ККТ, то неоприходование наличных денежных средств имеет место, только если выручка от реализации товаров, работ, услуг не пробита по кассе, т.е. покупателю не выдан чек ККТ при продаже товаров.
Такой подход подтверждается Постановлением ФАС Восточно-Сибирского округа от 11 апреля 2005 г. по делу №А78-443/05-С2-21/56-Ф02-1274/05-С1. Следовательно, никаких нарушений не будет, если индивидуальный предприниматель пробивает чеки ККТ, но не ведет кассовую книгу и не отражает в ней сумму полученной выручки.
В-третьих, как мы уже говорили, наличные денежные средства индивидуального предпринимателя нельзя разделить на те, которые принадлежат ему как физическому лицу, и те, которые относятся к предпринимательской деятельности. Поэтому для него не существует понятия «свободные денежные средства».
Следовательно, привлечь к ответственности предпринимателя за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств невозможно.
И наконец, предприниматель кладет себе в карман все наличные деньги, которые он получил от покупателей. Поэтому привлечь его к ответственности за превышение лимита по кассе также практически невозможно. Таким образом, мы пришли к следующему выводу. Несмотря на то что в ст. 15.1 КоАП РФ упоминаются индивидуальные предприниматели, наказать их за ее нарушение можно только за непробитый чек ККТ. За все остальные нарушения, в том числе за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств и превышение лимита по кассе, оштрафовать предпринимателя нельзя.
В письме №27-1-14/5571 специалисты Главного управления Банка России по Санкт-Петербургу напоминают, что к предпринимательской деятельности применяются те правила, которые установлены Гражданским кодексом РФ в отношении юридических лиц (п. 3 ст. 23 ГК РФ).
По нашему мнению, эта статья ГК РФ распространяется только на гражданские правоотношения индивидуальных предпринимателей.
Порядок ведения кассовых операций напрямую не относится ни к бухгалтерскому, ни к налоговому, ни к гражданскому законодательству. Организация наличного денежного обращения – это самостоятельная отрасль права, подведомственная Банку России (ст. 34 Федерального закона от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»). А в этой отрасли индивидуальные предприниматели не приравнены в юридическим лицам.
Таким образом, из перечисленных документов прямо не следует, что на индивидуальных предпринимателей распространяются положения Порядка ведения кассовых операций.
Кроме того, нормы п. 3 ст. 23 ГК РФ действуют, только если иное не вытекает из закона, иных правовых актов и существа правоотношений. А из п. 1 Порядка ведения кассовых операций вытекает как раз иное. Там говорится, что порядок распространяется непосредственно на организации, учреждения, предприятия и объединения.

Подведем итоги
По закону предприниматели не обязаны соблюдать действующий порядок ведения кассовых операций. То есть они могут не выполнять требования:
– соблюдения лимита кассы,
– ведения кассовой книги,
– оформления приходных и расходных кассовых ордеров.
Но налоговики в отдельных регионах придерживаются позиции, согласно которой Порядок ведения кассовых операций распространяется и на индивидуальных предпринимателей. На этом основании они пытаются взыскивать с предпринимателей административные штрафы за его нарушение, в частности за неоприходование в кассу денежной наличной выручки, отсутствие кассовой книги. Свою позицию налоговики обосновывают тем, что деятельность предпринимателя должна регулироваться теми же правилами, что и деятельность организаций. Теперь их поддерживают и банки. Однако большинство судов считает, что у предпринимателей нет обязанности соблюдать Порядок ведения кассовых операций.
В то же время на предпринимателей распространяется лимит расчетов наличными денежными средствами в рамках одного договора в сумме 100 тыс. рублей при расчетах с другими предпринимателями или с организациями.
Штраф за превышение лимита расчетов наличными составляет от 4000 до 5000 рублей (для предпринимателей как должностных лиц, для организаций он в 10 раз больше – от 40 тыс. до 50 тыс. рублей). Обнаружить нарушение налоговики могут в ходе налоговой проверки. Вместе с тем привлечь к ответственности нарушителя-предпринимателя, передающего деньги из кассы, налоговики могут только в течение 2 месяцев со дня, когда допущено превышение лимита наличных расчетов (ст. 15.1, 2.4, ч.1 ст. 4.5, ч.1 ст. 23.5 КоАП РФ, п.5 Разъяснений, направленных письмом ЦБ РФ от 16.03.1995 № 14-4/95).
Также предприниматели не освобождены от обязанности по применению ККТ при расчетах с населением, а следовательно, и от обязанности по соблюдению правил применения и эксплуатации ККТ.
За продажу товаров (выполнение работ, оказание услуг) без применения ККТ предприниматель может быть привлечен к ответственности в виде штрафа от 3000 до 4000 рублей.
Сейчас перед государством стоит задача по развитию малого и среднего бизнеса. А теперь предпринимателю, даже работающему одному, придется заниматься бумаготворчеством и выдавать самому себе под отчет денежные средства на приобретение одежды, пищи. Вот вам и поддержали бизнес! Множество писем и разъяснений противоречит друг другу, а это говорит о том, что нет глубокого понимания этого вопроса. В этой ситуации необходимо обращаться в предпринимательские объединения, Правительство РФ для того, чтобы обратить внимание на эту проблему.
Н. Скворцова

Выписка из Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 которое должны соблюдать предприниматели, по мнению судей (пункты, действие которых по мнению Верховного суда распространяется и на идивидуальных предпринимателей)
1. Предприятия, объединения, организации и учреждения (в дальнейшем – предприятия) независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков (далее – банках).
3. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
4. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.
5. Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.
6. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.
Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.
7. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот (в последующем – оплата труда), закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.
Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.
9. Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до 5 дней), включая день получения денег в банке.
13. При приеме денежных билетов и монеты в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Центральным банком Российской Федерации Признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.
14. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Заготовительные организации могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья с последующим составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.
В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.
19. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
22. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.
23. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
----------------
Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
24. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
25. На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.
26. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
27. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
28. Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.
29. В соответствии с пунктом 3 руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.
Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке приведены в Приложении № 2.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций – заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в Приложении № 3.
Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
При опечатывании книги мастичной печатью используются клей на основе жидкого стекла («Силикатный», «Канцелярский», «Конторский», «Жидкое стекло»), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея.

Главная → Документы →

Порядок ведения кассовой книги для ИП

Предпринимательская деятельность ИП зачастую осуществляется с использование безналичного расчета, но многие индивидуальные предприниматели используют и наличные денежные средства. При наличных расчетах индивидуальный предприниматель до 2014 года на всех режимах налогообложения должен был вести кассовую книгу.

С марта 2014 года, после того как 11.03.2014 года, вышло Указание Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», В п.4.6 Указания ЦБ РФ № 3210 сказано: «Если индивидуальные предприниматели, в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга 0310004 ими может не вестись.»

Тем не менее, в результате отказа от ведения кассовой книги и от оформления приходных и расходных кассовых ордеров, ИП попадает в условия, при которых затруднительно контролировать деятельность наемных сотрудников, принимающих и выдающих наличные денежные средства. ИП лишается официального подтверждения выдачи и приема наличных. Поэтому если работу с наличными осуществляет не ИП, а кассир, то отказываться от кассовых документов нецелесообразно.

О том, что такое кассовая книга для ИП и об особенностях ее ведения и заполнения в 2019 году, пойдет речь в этой статье.

Что такое кассовая книга?

Кассовая книга — это специальный журнал, в который вносятся данные обо всех проведенных операциях с наличными денежными средствами. Кассовая книга входит в перечень документов бухгалтерской отчетности.

Книгу обязаны вести все индивидуальные предприниматели, даже те, которые находятся на упрощенной системе налогообложения (УСН).

Постановлением Госкомстата утверждена унифицированная форма кассовой книги. Форма называется КО-4 .

Грамотное ведение кассовой книги имеет очень важное значение. Органы контроля часто проверяют этот документ у ИП. Неправильное ведение книги грозит штрафами. Т.е. за неведение кассовый книги, при выплате зарплаты на банковские карты, не несет ответственность, но если ИП ведет кассовую книгу, то он обязан соблюдать все требования законодательства при оформлении кассовой книги и кассовых документах - приходных и расходных ордерах.

Кассовая книга для ИП ведется с начала календарного года и до его окончания. Она представляет собой журнал, состоящий из пятидесяти (или ста) страниц.

На титульном листе кассовой книги указывается срок ее действия. В случае если книга закончилась до окончания календарного года, а год продолжается, то заводится еще одна книга, в которой продолжаются записи в хронологическом порядке. На второй книге также указывается дата начала ее ведения и дата окончания книги. Это дает возможность определить последовательность кассовых книг.

Предыдущее указание ЦБ РФ № 373 П, требовало чтобы все листы кассовой книги были пронумерованы, прошиты и скреплены подписью и печатью ответственного лица. Новое указание ЦБ РФ 3210-У, актуальное на сегодняшний день, отменяет эти требования. Т.е. Вы можете, так же как и ранее нумеровать, прошивать и т.к., но если делать этого не будете, то нарушением это являться не будет.

Лимит денежных средств в кассе ИП может не устанавливать. Если ИП ведет кассовую книгу, то при оформлении БСО, выручка в кассу вводится одним приходным ордером, на общую сумму оформленных БСО за рабочий день.

Как правило, индивидуальные предприниматели покупают готовую кассовую книгу (с расчерченными графами и столбцами), отпечатанную типографским способом.

Кто ведет кассовую книгу ИП?

В общем случае кассовую книгу должен вести кассир. Он принимает деньги и вносит соответствующую запись в журнал. Кассир ставит свою подпись под заполненными листами кассовой книги. По окончании рабочего дня кассир передает остаток денежных средств в бухгалтерию. Помимо этого кассир отдает все первичные документы, а именно: расходные и приходные ордера. После этого бухгалтер подписывает лист из журнала. При отсутствии главного бухгалтера, свою подпись ставит руководитель предприятия. Эта процедура является ежедневной.

Для индивидуальных предпринимателей вышеупомянутая процедура немного иная. Многие ИП работают самостоятельно, без наемных работников, а значит — у них нет главного бухгалтера. В этой ситуации для того чтобы провести кассовые операции требуется сотрудник, ознакомленный под роспись со своими должностными обязанностями и правами. Такую процедуру индивидуальный предприниматель может проводить и лично.

Как правильно заполнять кассовую книгу

На титульном листе кассовой книги должна быть следующая информация:

• полное наименование предприятия или организации (если это юридическое лицо);
• фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя (если это ИП);
• период времени, на который она заводится (год или конкретная дата, в случае, если книг несколько);
• ОКПО;
• если речь идет о подразделении — наименование подразделения.

В готовую форму кассовой книги вносятся записи (приходные и расходные). Операции, произведенные за одни сутки, вносят на одну страницу журнала.

По истечении рабочего дня подводят итог и выводят остаток. Все записи, внесенные в кассовую книгу, подтверждаются отчетом кассира (или лица, которое занимается приемом наличных денежных средств). Как уже упоминалось выше, далее все полученные деньги передаются в бухгалтерию.

Теперь рассмотрим более подробно внешний вид листа кассовой книги. Каждый лист журнала содержит две части (с линией отрыва):

1. Страница книги с данными о проведенных денежных операциях.
2. Отчет кассира о проведенных денежных операциях.

Для удобства можно согнуть лист кассовой книги по линии отрыва и заполнять при помощи копировальной бумаги две части одновременно.

Вкладной лист журнала заполняется шариковой ручкой, на отрывной части копируется та же запись.

Лист разрезается по намеченной линии и первая часть должна быть подшита. Первичный документ прилагается к отчету кассира.

Остановимся более детально на графах кассовой книги.

Вверху страницы кассовой книги должна содержаться следующая информация:

• дата, месяц и год;
• номер листа журнала.

В соответствии с инструкцией по заполнению кассовой книги, следует:

1. Заполнить графу «Остаток на начало дня» (с указанием суммы, которая осталась в кассе на начало дня). Сумма остатка переносится из предыдущей страницы — из графы «Остаток на конец дня».
2. Порядковый номер кассового ордера заносится в графу под названием «Номер документа».
3. В следующей графе указываются данные, от кого получен и кому выдан документ. Здесь вносится информация о физ. лице (его ФИО) или юр. лице (его наименование).
4. В графах «Приход» и «Расход» ставится сумма денежных средств цифрами в рублях и через запятую указываются копейки.
5. Графа «Перенос» содержит информацию о сумме всех операций, которые были записаны в предыдущих строках.
6. В графе «Итого за день» подсчитывается сумма (отдельно — полученные средства и выданные средства).
7. Графа «Остаток на конец дня»: необходимо сложить все наличные средства (с учетом остатка с предыдущего дня и с теми, которые прибыли) и отнять выданные деньги.

Обратите внимание, что сумма денежных средств, которая указывается в кассовой книге, должна совпадать с фактическим остатком в кассе.

Буква «Z» проставляется в незаполненных строках.

В конце страницы указываются фамилии кассира и бухгалтера и ставятся их подписи. Обязательно прописывается количество полученных приходных и расходных ордеров.

Если за день операции по наличному расчету не производились, то в кассовую книгу заносится остаток на конец дня без изменений.

Исправления в кассовой книге для ИП

Теперь рассмотрим, что делать, если в кассовой книге была допущена ошибка. Если в журнале была описка, ее можно исправить. Нельзя исправлять ошибки в кассовой книге при помощи лезвия, штриха или вырывания страницы с ошибкой. Допускается аккуратное перечеркивание неправильных данных. Рядом необходимо вписать правильные сведения.

Исправленные ошибки должны заверяться двумя подписями — кассира и главного бухгалтера.

Если была допущена ошибка, лист ни в коем случае нельзя вырывать! Кассир обязан написать об ошибке главному бухгалтеру в форме заявления.

Порядок и срок хранения кассовых документов с марта 2014 года определяет руководитель организации. Для этого ИП издает соответствующий Приказ.

ВЕДЕНИЕ КАССОВОЙ КНИГИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Автоматизированный способ ведения кассовой книги в электронном формате возможен в двух вариантах:

1. Ведение кассовой книги в электронном виде с переносом на бумажные носители
2. Ведение кассовой книги в электронном формате с электронно-цифровой подписью.

В первом варианте ведение кассовой книги практически не отличается от обычного порядка. Ее заполняет кассир, руководствуясь указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. В течение дня по мере поступления или выдачи денег кассир заполняет кассовую книгу. В конце дня заполненные листы кассовой книги необходимо распечатать и предоставить на подпись бухгалтеру вместе с приходными и расходными ордерами. Нумерация листов кассовой книги должна быть сквозной с начала ее ведения, т.е. с начала календарного года. В конце года кассовую книгу необходимо прошить, скрепить подписью и при наличии печати поставить печать.

При втором варианте ведения кассовой книги - в электронном формате с электронно-цифровой подписью, необходимо совершить следующие действия:

• обеспечить защиту информации в кассовой книге от доступа третьих лиц с помощью пароля;
• обеспечить защиту информации в кассовой книге от потерь и искажений с помощью использования резервного накопителя или сохранения книги на сервере;
• обеспечить электронной подписью работника, отвечающего за ведение кассовой книги в электронном формате. Электронная подпись к кассовой книге оформляется согласно Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 года.

После того как ответственное лицо подписало книгу, исправления в ней не допускаются.

При выполнении вышеперечисленных действий электронный формат кассовой книги приравнивается к бумажному варианту и не требует распечатки.

Обновлено в соответствии с нормами действующего законодательства 23.02.2019

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257

Комментарии

"Нужно отметить, что начиная с 2014 года ИП, которые ведут книгу учета доходов и расходов, освобождаются от обязательства оформлять кассовые ордеры." Вообще-то с 1 июня 2014 года Аффтар жжёт: "Книгу обязаны вести все индивидуальные предприниматели, даже те, которые находятся на упрощенной системе налогообложения (УСН)." Внимательно читайте документы п 4.6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У

Николай, спасибо за отзыв. Вы абсолютно правы. Видимо, в какой-то момент в связи с изменениями законодательства и невнимательным редактированием статьи ее автором произошла эта несостыковка. Сейчас отредактировали материал в соответствии с действующим законодательством.

Привет. У меня ИП на ЕНВД, только что закончилось ЭКЛЗ на кассовом аппарате и я решил работать без него, т.к. возможно с нового года нужно будет думать о каких-то ККМ с Интернетом. Раньше я вел журнал кассира операциониста, выписывал приходник и заполнял кассовую книгу, выписывал расходник (под отчет). Что делать теперь? Так, что бы по проще, но по правилам? Нужно ли продолжать вести кассовую книгу?

Вячеслав, ИП на ЕНВД освобождается от обязательного применения кассового аппарата, при условии оформления БСО клиентам или покупателям. Конечно это упрощает ведение документации и снижает расходы. Порядок использования бланков строгой отчетности утвержден в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 06 мая 2008 года №359. С 01.06.2014 года, Кассовая книга для ИП не обязательна, но Вы можете ее вести, для четкой работы, тем более от утверждения и соблюдения лимита кассы ИП освобождены. О бланках БСО можно прочитать на нашем сайте в разделе "Учет бланков строгой отчетности".

Скажите, а если ИП только открылось, продаж пока не было ни одной. Нужно ли вести кассовую книгу в эти дни, или ждать первой продажи? У меня ИП на УСН, есть кассовый аппарат. Дата начала книги на первой странице еще пока не вписана. Наемных работников нет.

Ольга, кассовую книгу и соответствующие документы к ней, с 2014 года могут не индивидуальные предприниматели на УСН которые не выдают зарплату наемным работникам наличными.
Т.е. в Вашем случае ведение кассовой книге не обязанность, а право. Если нет движения наличных денежных средств, то книгу не заполняете.
А вот при применении кассового аппарата, обязательным является ведение журнала кассира- операциониста и журнала учета вызова технических специалистов.
Кассовый аппарат должен быть зарегистрирован в налоговой инспекции.
Перечень документов для регистрации кассового аппарата:
Заявление установленного образца (для организаций печать обязательна для ИП нет).
Документы на приобретение ККМ: кассовый и товарный чеки или кассовый чек, накладная, счет-фактура или платежное поручение, накладная, счет-фактура.
Формуляр (технический паспорт) ККМ с отметкой центра технического обслуживания (ЦТО) о вводе ККМ в эксплуатацию, об установленных голограммах - средствах визуального контроля (СВК).
Паспорт версии модели ККМ и дополнительного листа к паспорту версии и (и их копии).
Договор (и копия) с ЦТО на техническое обслуживание ККМ.
Журнал кассира- операциониста по форме КМ-4 прошнурованный, пронумерованный, заверенный печатью предприятия и подписью руководителя.
Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ по форме КМ-8, прошнурованный, пронумерованный, заверенный печатью предприятия и подписью руководителя.
Свидетельство о постановке ИП на налоговый учет- ИНН(оригинал и копия)
Свидетельство о государственной регистрации - ОГРН (оригинал и копия)
Договор аренды на место установки ККМ(оригинал и копия)
Для ввода в эксплуатацию в ИМНС наличие кассового аппарата обязательно!

Наталья, спасибо большое за ответ. Вы правы, у меня не кассовая книга, а журнал кассира-операциониста. Форма км-4. Я не поняла сразу, что это разные вещи. Вот его нужно заполнять, если не было еще ни одной продажи? Кстати, у меня уже все зарегистрировано.

Ольга, журнал кассира-операциониста заполняют сразу после снятия Z - отчета. Если на кассовом аппарате не пробивались суммы в течении текущего дня, то снимать отчет не обязательно, если Вы не работаете на кассовом аппарате, то и журнал кассира-операциониста заполнять не надо.

Наталья подскажите, пожалуйста. Если не ведется касса, но есть кассовый аппарат и заполняется журнал кассира -операциониста, то нужно ли составлять отчет кассира-операциониста, на основании которого деньги вносятся в кассу, которая не ведется?

Индивидуальные предприниматели, нотариусы, адвокаты и прочие самозанятые лица ведут кассовые учет в упрощенном порядке, в связи с чем освобождены от оформления ряда документов и составления отчетности. В статье разберем порядок ведения кассовых операций для ИП в 2018 году.

В 2018 году требования к кассовой дисциплине самозанятых лиц остались прежними. Как в предыдущие годы, обязательства ИП по ведению кассовых операций зависят от системы налогообложения, используемой предпринимателем:

1. ИП на ОСНО обязаны вести учет кассовых операций в общем порядке, наравне с юридическими лицами. Эта позиция подтверждена в письме Минфина №ЕД-4-2/13338 от 09.07.2014 года.
2. «Упрощенцы», предприниматели на ЕНВД и на патенте вести учет кассовых операций не обязаны. Также от учета кассы освобождены ИП совмещающие ЕНВД и УСН.

Оформление кассовых документов

Для соблюдения контроля кассовой дисциплины субъектам хозяйствования следует руководствоваться Указом Центробанка РФ №3210-У от 11.03.2014 года. На основании положений документа, самозанятые лица, применяющие упрощенную или патентную систему налогообложения, а также ИП-плательщики ЕНВД, вести кассовый учет не обязаны.

Таким образом, субъекты малого бизнеса освобождаются от следующих обязательств по оформлению кассовых операций:

1. Ведение кассовой книги. В ходе ведения деятельности ИП не обязан вести кассовую книгу, отражать в ней операции по приходу и выдаче наличности.
2. Заполнение кассовых ордеров . Приход выручки или иной наличности в кассу ИП не обязан сопровождать оформлением приходного кассового ордера. Выдача средств из кассы также не подразумевает обязательной выписки расходного ордера.
3. Определение лимита кассы . Так как предприниматель не ведет кассовую книгу, а, следовательно, не учитывает приход и расход средств в общем порядке, предусмотренном для юрлиц, соблюдать лимит кассы ИП также не нужно. Это значит, что сумма, которая может храниться в кассе ИП, законом не ограничена.

Использование наличности в кассе

Согласно упрощенным законодательным нормам, ИП вправе:

• приходовать наличность в кассу без ограничений и без оформления кассовых документов;
• выдавать средства подотчет, использовать для хозяйственных и прочих нужно практически без ограничений;
• перечислять наличность на банковские счета вне зависимости от предназначения таких счетов (личный, депозитный, целевой, т.п.).

Ввиду того, что ИП освобожден от обязательств по контролю лимита кассы, хранить средства (полностью или частично) на банковских счетах предпринимателю также не требуется. Решение о необходимости использования банковского счета остается на усмотрение предпринимателя.

Учет наличности в кассе

С одной стороны, освобождение ИП от ведения кассовых операций существенно облегчает предпринимателю жизнь, ведь самозанятый гражданин не обременен лишней бумажной волокитой, связанной с оформлением кассовых документов. С другой стороны, учет кассовых операций просто необходим для предпринимателей с большим денежным оборотом, ведь в таком случае ИП сложно контролировать поток наличности, поступающий от сделок.

Из вышесказанного следует, что предпринимателю все-таки следует вести кассовый учет, если:

• деятельность ИП подразумевает реализацию товара на нескольких торговых точках;
• в штате предпринимателя работают несколько сотрудников, каждый из которых имеет дело с наличностью;
• все или большая часть расчетов по договорам с поставщиками и подрядчиками осуществляется предпринимателем с помощью наличных средств.

Для организации учета наличности в кассе предприниматель может использовать унифицированные формы:

• кассовая книга (скачать здесь ⇒ );
• приходные и расходные кассовые ордера (скачать здесь ⇒ , ).

Также ИП вправе самостоятельно разработать порядок, согласно которого будет организован кассовый учет, используя при этом первичные документы и имеющиеся формы отчетности:

• сумму прихода выручки в кассу можно определять на основании копий кассовых чеков, выданных покупателю;
• при расчетах с поставщиками и подрядчиками, сумму расхода наличных средств можно суммировать согласно товарным накладным, актам выполненных работ.

Подчеркнем, что вышеописанный порядок кассового учета носит исключительно рекомендательный характер и может быть использован исключительно по усмотрению ИП. За фактически бесконтрольное распоряжение наличностью предприниматель оштрафован не будет.

Онлайн-кассы для ИП

В 2018 году вступили в силу законодательные изменения, согласно которым юрлица и предприниматели, ранее применявшие кассовую технику, обязаны перейти на использование онлайн-касс.

Онлайн-касса – это кассовый аппарат, который дополнен новыми функциями, среди которых:

• функция отправки электронной версии чека на электронную почту покупателю;
• дублирование чека оператору фискальных данных (ОФД), который, в свою очередь, передает информацию о продаже в ФНС;
• возможность использования QR-кода.

С 2018 года работать с онлайн-кассами обязаны предприниматели, работающие в сфере торговли, в общепите, а также ИП, которые занимаются реализацией товара посредством вендинговых аппаратов.

Обязательство по наличию онлайн-кассы предусмотрено только для предпринимателей, которые:

• реализуют товары (услуги) за наличные средства непосредственно конечному потребителю;
• имеют штатных работников, с которыми заключены трудовые договора, либо сотрудников, нанятых по договору подряда.

ИП, который работает самостоятельно, онлайн-кассу иметь не обязан.

Кассовая дисциплина ИП

Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели фактически освобождены от ведения учета кассовых операций, самозанятые граждане все-таки обязаны соблюдать правила кассовой дисциплины. Подробнее – в таблице ниже.

№ п/п	Положения кассовой дисциплины	Описание
1	Допуск работников к работе с наличностью	Условия работы с наличностью должны быть зафиксированы в трудовых договорах с работниками. Допуск сотрудников к работе с наличными средствами осуществляется на основании локальных нормативных актов, оформленных в установленном порядке. Иными словами, ИП необходимо оформить документ, регламентирующий работу кассы, либо включить должности работников кассы и их обязанности в отдельный приказ, с последующим ознакомлением сотрудников кассы под роспись.
2	Охрана кассы	Предприниматель, работающий с наличностью самостоятельно либо с привлечением наемных сотрудников, обязан обеспечить установленный порядок сохранность кассы, в том числе охрану и инкассацию наличности.
3	Лимит расчета наличными	Центробанком РФ установлен лимит расчета наличными, который составляет 100.000 руб. в рамках одного договора. В случае, если ИП заключен договор в валюте, то лимит рассчитывается по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения сделки.

Первичные документы

Отсутствие обязательств по ведению кассового учета не освобождает самозанятых лиц от учета операций на основании первичных документов.

«Упрощенцы», использующие налоговую схему «Доходы минус расходы 15%», обязаны вести учет доходов и расходов, суммы которых подтверждаются соответствующими документами:

• счета-фактуры;
• акты выполненных работ;
• товарные накладные.

Операции, отраженные в учете ИП, должны соответствовать условиям договоров, заключенных с контрагентам в соответствующем порядке.

Соблюдать кассовую дисциплину — значит записывать, сколько наличных вы внесли в кассу и взяли из неё.

Многие путают кассу и кассовую технику, но это разные вещи. Кассовая техника нужна, чтобы получать оплату наличными и картой и печатать чек для покупателя. Об этом у нас есть отдельная .

Касса — это все наличные деньги организации, и неважно, где они хранятся. Это может быть сейф, ящик стола или просто пачка денег в файлике.

Кассовая дисциплина ИП

С 1 июня 2014 года ИП не обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Это сказано в Указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 года .

Для своего удобства вы можете вести кассовую книгу и оформлять ПКО и РКО. Но при проверке вас не смогут наказать за отсутствие или неправильное оформление этих документов.

При выдаче зарплаты работникам наличными нужно оформить расчётно-платёжную или платёжную ведомость.

Кассовая дисциплина ООО

Все ООО вне зависимости от системы налогообложения должны соблюдать кассовую дисциплину: оформлять ПКО и РКО и вести кассовую книгу.

За нарушение кассовой дисциплины грозит штраф:

• От 40 000 до 50 000 рублей на ООО.
• От 4 000 до 5 000 рублей на руководителя или бухгалтера.

Как соблюдать кассовую дисциплину

1. Выписывать приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО) на каждые поступление или расход наличных денег.
   ПКО оформляется, когда вы получаете наличные. Например, в конце дня кассир магазина сдаёт выручку и нужно создать ПКО на общую сумму.
   РКО оформляется, когда деньги берут из кассы. Например, вы отправляете сотрудника купить бумагу для принтера. Выдаёте ему 1 000 рублей и на эту сумму выписываете РКО.
2. Вести кассовую книгу. На каждый ПКО и РКО нужно вносить запись в кассовую книгу. В те дни, когда деньги не поступали и не расходовались, кассовую книгу не заполняйте. В Эльбе автоматически формируются ПКО и РКО и заполняется кассовая книга.

Лимит денег в кассе

ООО, относящиеся к малому бизнесу, и все ИП не обязаны устанавливать лимит денег в кассе. К малому бизнесу относятся организации, где до 100 работников и годовая выручка не превышает 800 миллионов рублей. Поскольку лимита нет, вы можете хранить в кассе любую сумму наличных без ограничений.

По кассовой дисциплине надо ли вести кассовую книгу ИП и для чего? Что говорят на этот счет законодательные требования РФ? Разберемся в нюансах оформления наличных расчетов предпринимателя.

Что такое кассовая дисциплина

Действующий регламент ведения кассовых операций юрлицами/ИП утвержден Банком России в Указаниях № 3210-У от 11.03.14 г. Текущие положения устанавливают правила работы с наличными средствами, включая прием, выдачу денег, расчет лимита остатка в кассе. Согласно п. 4.6 Указаний ИП не надо вести кассовую книгу, если организован учет доходно-расходных операций либо физических показателей (объектов налогообложения) по НК РФ. В связи с тем, что любой предприниматель независимо от используемой системы налогообложения тем или иным способом ведет налоговый учет, можно сделать вывод, что все ИП могут не составлять кассовую книгу.

Однако в некоторых случаях организовать кассовый документооборот все-таки придется. В первую очередь, предприниматель может самостоятельно решить вести кассовые формы для усиления контроля и повышения прозрачности работы сотрудников. Во-вторых, потребность в заполнении возникает при:

Наличии подотчетных расчетов ИП с персоналом.

Выдаче в качестве подтверждения факта оплаты предлагаемых покупателям услуг ПКО (приходно-кассовых ордеров).

Наличных расчетах с персоналом по зарплате.

Наличной выдаче сотрудникам различных соцпособий - копии документов для возмещения расходов необходимо представить в ФСС.

Следовательно, ответ на вопрос: Должен ли ИП вести кассовую книгу? будет отрицательным. На сегодняшний момент предпринимателям дается возможность выбора - оформлять кассовые документы в общем порядке с формированием кассовой книги и приходно-расходных ордеров. Или же применять упрощенный регламент, путем учета доходов и расходов в КУДиР или фиксирования физических показателей. Нюансы зависят от используемого налогового режима - УСН, ПСН, ЕНВД, ОСНО или ЕСХН.

Обязан ли ИП вести кассовую книгу

Мы разобрались, что по п. 4.6 Указаний № 3210-У предприниматели вправе не вести общепринятую кассовую книгу, а также по п.2 могут не рассчитывать лимит остатка наличности. Но несмотря на существующую законодательную норму прежде, чем полностью отказываться от регламента кассового делопроизводства, необходимо оценить последствия отсутствия учета наличных средств. И дело здесь не в ответственности перед государственными контрольными органами - мы уже выяснили, что ИП не обязаны вести кассовые документы.

Задача любого бизнеса - это получение прибыли и обеспечение сохранности активов, включая наличные и безналичные средства. А в том случае, когда ИП отличается крупными масштабами деятельности, регулярными наличными оборотами и большим штатом наемных сотрудников, на первый план выходит человеческий фактор, которым нельзя пренебрегать опытному руководителю. Корректное налаживание учета наличных операций существенно упростит контроль за состоянием финансов и поможет оценить работу отдельных специалистов, в том числе и ответственных кассиров. Кассовая дисциплина не зря так названа - ведение унифицированных форм осуществляется по четко разработанному регламенту и позволяет точно подсчитать сколько денег пришло, ушло и на какие именно цели.

Кассовая книга ИП - как заполнить

Грамотное заполнение кассовой книги ИП не зависит от факта применения ККМ или использования спецрежимов. Правила внесения данных едины для всех хозяйствующих субъектов, типовые формы утверждены Госкомстатом в Постановлении № 88 от 18.08.98 г. Какие документы требуется вести при общем учете наличных денежных средств?

Кассовый документооборот включает в себя составление следующих форм:

Кассовая книга КО-4.

Приходные ордера КО-1.

Расходные ордера КО-2.

Ведомости - расчетно-платежная ф. Т-49, расчетная Т-51, платежная Т-53. Применяются по выбору в целях расчетов с персоналом по зарплате.

Перечисленные документы составляют костяк учета наличных операций, а кассовая книга - сводный журнал, где отображается движение по приходу и расходу денег. Документ открывается на календарный год и ведется в хронологическом порядке. Формат - электронный или бумажный. Первая распечатывается по итогам периода, вторая оформляется по каждому кассовому дню. Ответственным сотрудником за заполнение КО-4 назначается кассир ИП, заверение документа возлагается на предпринимателя. Поговорим о правилах заполнения журнала.

Порядок формирования кассовой книги ИП:

Титульный лист - приводятся реквизиты предпринимателя: полные ФИО, коды, отчетный период.

Внутренние листы - на каждый кассовый день отводится одна страница, где указывают данные по приходным операциям (путем внесения номеров/дат ПКО) и расходным (путем отображения данных по номерам/датам РКО). В конце дня подбиваются итоги по приходу и расходу, рассчитывается остаток средств в кассе. Кассир сверяет документарные данные и фактическую наличность.

Последний лист - здесь выполняется заверение книги: журнал прошивается, страницы предварительно нумеруются, а на внешней стороне документа указывается число страниц и подпись с датой. Данная норма по Указаниям № 3210-У более не является обязательной, отсутствие прошивки и заверения нарушением не считается.

Заполнение кассовой книги должно осуществляться без ошибок, исправлений и помарок. Если была допущена неточность, исправление делается по правилам корректировки - путем зачеркивания неверной записи, внесения верной, заверения подписью ИП. Если за день никаких операций в кассе предпринимателя не проводилось, делать записи в ф. КО-4 не требуется.

Образец типового бланка кассовой книги ф. КО-4 можно .

Как вести кассовую книгу в 1С

Зачастую многие предприниматели для ведения ежедневного учета хозопераций пользуются возможностями бухгалтерских программ типа 1С. Такие разработки ориентированы больше на предприятия, поэтому движение средств в них отображается посредством вбивания данных через приходно-расходные ордера. То есть, даже не прибегая к специальным усилиям, ИП получает уже готовые кассовые документы, включая кассовую книгу. Остается только распечатать документы, подписать и хранить среди прочих форм.

При этом обратить внимание нужно вот на какой аспект. В соответствии с Указаниями № 3210-У ИП могут не составлять кассовую книгу при условии ведения налогового учета. Но вправе заполнять приходно-расходные ордера. А значит, даже при наличии ПКО и РКО, разрешается не вести кассовую книгу и ограничиться наличием ордеров в целях отражения операций в КУДиР. Нарушением это считаться не будет.

Вывод - в этой статье мы рассмотрели, может ли ИП не вести кассовую книгу и в каких ситуациях все-таки целесообразнее не отступать от общепринятого регламента учета наличности. Если предприниматель принимает решение о заполнении типовой формы КО-4, делать это нужно с соблюдением действующего регламента по Указаниям № 3210-У от 11.03.14 г.